Whistleblowing, come adeguarsi alla nuova normativa

Whistleblowing, come adeguarsi alla nuova normativa

Il decreto legislativo 24/2023 rende obbligatoria dal 17 dicembre 2023, per le aziende con più di 50 dipendenti, l’attivazione di un canale di segnalazione degli illeciti, pena l’applicazione di pesanti sanzioni. Spieghiamo chi deve adeguarsi alla nuova normativa e come può farlo.

Cosa è il whistleblowing

Nel mondo degli affari l’etica aziendale è diventata una priorità sempre più rilevante. Gli imprenditori stanno riconoscendo l’importanza di costruire organizzazioni basate su valori solidi e comportamenti etici.

Il whistleblowing, tradotto dall’inglese “denuncia”, è un meccanismo messo a disposizione di tutti gli stakeholders aziendali, tramite il quale ciascuno ha la possibilità di segnalare ad un apposito gestore comportamenti in violazione di norme nazionali o europee di cui è venuto a conoscenza nell’ambito di un’attività lavorativa o altro. Il tutto senza dover rischiare ritorsioni in virtù di tale segnalazione.

Soggetti obbligati

Il D.Lgs. 24/2023, evidenzia i soggetti obbligati a predisporre la procedura, nello specifico riferendosi a:

– Aziende con più di 249 dipendenti, con obbligo dal 15 luglio 2023;

– Aziende con più di 50 dipendenti e meno di 249, con obbligo dal 17 dicembre 2023;

– Aziende di che operano nel campo dei servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), indipendentemente dal numero dei dipendenti;

– Aziende che hanno già adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001, a prescindere dal numero dei dipendenti.

In riferimento al calcolo del numero dei dipendenti, le linee guida Anac prevedono che gli stessi debbano essere conteggiati “per testa” quale che sia la durata del singolo rapporto, ciascuna assunzione viene considerata come singola unità.

Chi è il whistleblower

Il whistleblower è colui che segnala violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione o dell’ente privato, di cui è venuto a conoscenza in un contesto lavorativo.

Sono legittimati alla segnalazione numerosi soggetti, tra i quali per importanza evidenziamo solo i principali:

  • i dipendenti pubblici, nel caso di azienda pubblica;
  • i lavoratori subordinati in aziende del settore privato;
  • i lavoratori autonomi che svolgono attività di collaborazione con soggetti del settore pubblico o privato;
  • i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
  • i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico o del settore privato;
  • gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

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Come rispettare l'obbligo

Il testo del D.Lgs. 24/2023, prevede la possibilità di attivare quattro modalità di segnalazione, ovvero:

  • Canale interno: canale istituito nell’ambito aziendale;
  • Canale esterno presso Anac;
  • Divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
  • Denuncia all’Autorità giudiziaria o fiscale.

Per mettersi al sicuro dalle pesanti sanzioni emesse dall’Anac, che prevedono per i trasgressori l’esborso minimo di € 10.000,00 e massimo di € 50.000,00, l’azienda avrebbero dovuto attivare entro il 17 dicembre 2023 un proprio canale di segnalazione interno.

Tale canale può prevedere la possibilità di inoltrare segnalazioni in modalità scritta oppure orale, comunque in grado di garantire (anche tramite crittografia) la riservatezza della persona segnalante e del contenuto della segnalazione.

Ciò significa che non basta attivare un’apposita casella di posta elettronica certificata da assegnare al responsabile amministrativo, ma sarà necessario, nella maggior parte dei casi, acquistare una licenza per l’utilizzo di un software dedicato e contestualmente nominare un soggetto, preferibilmente esterno all’azienda, a cui affidare la gestione.

Cosa deve essere segnalato

Oggetto di segnalazione, denuncia e divulgazione pubblica sono le informazioni sulle violazioni di normative nazionali e dell’Unione Europea, per cui è importante fornire adeguata formazione per educare in primis i dipendenti su come utilizzare questi canali in modo efficace, evitando così perdite di tempo e l’invio di segnalazioni che hanno poco o nulla a che vedere con la normativa di riferimento.

L’obiettivo perseguito dal legislatore è quello di incoraggiare segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce, al fine di far emergere, e così prevenire e contrastare fatti illeciti di diversa natura, come ad esempio illeciti penali e contabili. 

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti. Tali elementi possono essere anche irregolarità e anomalie (indici sintomatici) che ragionevolmente potrebbero dar luogo ad una delle violazioni previste dal decreto.

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Le tutele per chi segnala

L’obbligo di riservatezza è un aspetto cruciale del whistleblowing. Infatti, gli imprenditori devono garantire che le segnalazioni siano trattate in modo confidenziale e che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle informazioni.

Questo promuove la fiducia dei dipendenti nel processo e li incoraggia a segnalare preoccupazioni senza timore di ritorsioni, che il decreto evidenzia in modo specifico all’art. 17, come ad esempio il licenziamento, la sospensione, la retrocessione di grado, l’adozione di misure disciplinari, il demansionamento, il trasferimento, etc.

Il whistleblowing pur rimanendo un obbligo al quale non ci si può sottrarre senza incorrere nelle sanzioni amministrative, rappresenta una risorsa preziosa per gli imprenditori che cercano di costruire aziende etiche e di successo.

Creare un ambiente in cui i dipendenti si sentono liberi di segnalare comportamenti non etici o illegali contribuirà a prevenire problemi futuri, proteggere la reputazione aziendale e migliorare la cultura aziendale.

L’etica aziendale non è solo una questione di conformità legale, ma anche una strategia di business intelligente che porta ad un successo duraturo.

a cura di Roberto Triolo

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